Xin tài trợ nghiên cứu: vì sao hồ sơ tốt vẫn bị loại

Xin tài trợ chiếm một phần lớn thời gian của người làm nghiên cứu, và tỉ lệ thành công ở nhiều chương trình khá thấp.

Nhưng khi đọc nhận xét của hội đồng, phần lớn hồ sơ bị loại không phải vì ý tưởng kém — mà vì những lý do hoàn toàn tránh được.

Chọn đúng nguồn tài trợ

Đây là quyết định quan trọng nhất và bị làm vội nhất.

• Đọc kỹ mục tiêu của chương trình. Nộp một đề xuất tốt vào sai chương trình là cách chắc chắn bị loại.
• Xem các đề tài đã được cấp trong các đợt trước — chúng cho biết chương trình thực sự ưu tiên gì.
• Kiểm tra điều kiện dự tuyển — về vị trí, về số năm sau tốt nghiệp, về cơ sở chủ trì.
• Xem quy mô kinh phí có phù hợp với dự án bạn định làm không.
• Hỏi bộ phận quản lý khoa học của cơ sở — họ biết các nguồn và các quy định nội bộ.
• Hỏi người đã từng được cấp từ nguồn đó.

Bắt đầu sớm

• Hồ sơ tốt cần nhiều tuần, không phải vài ngày.
• Nhiều nơi yêu cầu duyệt nội bộ trước khi nộp — tìm hiểu quy trình và hạn nội bộ, thường sớm hơn hạn chính thức đáng kể.
• Thư hỗ trợ và cam kết từ đối tác cần thời gian.
• Xin ý kiến đồng nghiệp — cần thời gian cho họ đọc và cho bạn sửa.
• Sự cố kỹ thuật ở phút cuối là chuyện thường xảy ra với hệ thống nộp trực tuyến.

Cấu trúc một đề xuất tốt

Tóm tắt. Phần được đọc kỹ nhất và viết vội nhất. Nó phải nói được: vấn đề là gì, bạn định làm gì, và vì sao điều đó quan trọng — bằng ngôn ngữ người ngoài chuyên môn hẹp hiểu được.

Vấn đề và bối cảnh.

• Nêu rõ khoảng trống kiến thức, đừng chỉ tóm tắt tài liệu đã có.
• Cho thấy bạn nắm được hiện trạng của lĩnh vực.
• Nêu vì sao vấn đề này đáng giải quyết bây giờ.

Mục tiêu.

• Cụ thể và đo được.
• Số lượng vừa phải — quá nhiều mục tiêu là dấu hiệu thiếu tập trung.
• Liên kết rõ với vấn đề đã nêu.

Phương pháp. Phần bị đánh giá khắt khe nhất.

• Đủ chi tiết để hội đồng tin rằng bạn làm được.
• Nêu rõ vì sao chọn phương pháp này.
• Nêu cách xử lý dữ liệu và cách kiểm chứng.
• Nêu rủi ro và phương án dự phòng. Đây là điểm phân biệt hồ sơ chín chắn với hồ sơ ngây thơ — hội đồng đánh giá cao người đã nghĩ tới việc gì có thể không thành.

Kế hoạch và tiến độ. Thực tế, có mốc rõ ràng.

Năng lực thực hiện. Vì sao bạn và nhóm bạn làm được việc này — kinh nghiệm, kết quả trước đó, thiết bị, cộng tác.

Kinh phí. Hợp lý, chi tiết, và giải trình được từng khoản.

Tác động. Kết quả sẽ được dùng thế nào, bởi ai.

Các lỗi khiến hồ sơ bị loại sớm

• Không đúng phạm vi của chương trình.
• Không tuân thủ yêu cầu hình thức — vượt số trang, sai cỡ chữ, thiếu tài liệu. Nhiều hồ sơ bị loại ở khâu hành chính trước khi ai đọc nội dung.
• Tóm tắt viết bằng thuật ngữ hẹp mà hội đồng đa ngành không hiểu.
• Mục tiêu mơ hồ.
• Phương pháp sơ sài — nêu sẽ làm gì mà không nêu làm thế nào.
• Quá tham vọng so với thời gian và kinh phí.
• Không nêu rủi ro — làm hội đồng nghi ngờ bạn chưa nghĩ kỹ.
• Kinh phí không giải trình được.
• Bỏ qua phần đạo đức nghiên cứu khi dự án có con người hoặc động vật tham gia.
• Bỏ qua phần quản lý dữ liệu khi được yêu cầu.
• Nộp sát hạn và gặp sự cố.

Viết cho người đọc thật

Điều nhiều người quên: hội đồng gồm người bận, đọc nhiều hồ sơ, và thường không phải chuyên gia hẹp trong đúng lĩnh vực của bạn.

• Cấu trúc rõ ràng với tiêu đề mục theo đúng tiêu chí đánh giá.
• Ý chính ở đầu mỗi mục.
• Hình vẽ tóm tắt giúp rất nhiều.
• Tránh viết tắt không giải thích.
• Đọc tiêu chí chấm điểm và bảo đảm mỗi tiêu chí đều được trả lời rõ.
• Nhờ người ngoài chuyên môn đọc — nếu họ không hiểu bạn định làm gì, hồ sơ cần viết lại.

Khi bị từ chối

• Tỉ lệ thành công thấp là bình thường. Người có nhiều đề tài nhất cũng là người bị từ chối nhiều nhất.
• Đọc nhận xét sau vài ngày, khi đã bớt phản ứng.
• Phân loại nhận xét — vấn đề thật, hiểu nhầm do bạn viết chưa rõ, và ý kiến cá nhân.
• Sửa và nộp lại nếu chương trình cho phép — nhiều đề tài được cấp ở lần nộp thứ hai hoặc ba.
• Nếu nộp lại, trả lời rõ các nhận xét trong bản mới hoặc trong thư kèm theo.
• Cân nhắc nguồn khác phù hợp hơn.
• Xin xem hồ sơ đã được cấp — một số chương trình công khai, và người được cấp thường sẵn lòng chia sẻ.

Khi được cấp

• Đọc kỹ hợp đồng — nghĩa vụ báo cáo, quy định chi tiêu, quyền sở hữu kết quả.
• Đọc kỹ điều khoản về công bố nếu có bên tài trợ ngoài — đặc biệt là quyền công bố kết quả bất kể chúng thuận lợi hay không.
• Lập kế hoạch quản lý dữ liệu ngay từ đầu.
• Ghi chép chi tiêu đầy đủ.
• Báo cáo đúng hạn.
• Ghi nhận nguồn tài trợ trong mọi công bố theo yêu cầu.
• Báo sớm nếu dự án lệch kế hoạch — phần lớn nhà tài trợ chấp nhận điều chỉnh khi được thông báo kịp thời.

Một điều đáng nhớ

Một đề xuất tài trợ không phải bài báo. Bài báo trình bày điều bạn đã làm; đề xuất phải thuyết phục người đọc rằng bạn sẽ làm được điều chưa làm.

Vì vậy phần quyết định thường không phải là ý tưởng hay tới đâu, mà là hội đồng có tin rằng nhóm này, trong thời gian này, với số tiền này, sẽ ra được kết quả hay không.

Câu hỏi thường gặp